Fechamento do caixa: como fazer?

O fechamento do caixa de uma empresa é uma das atividades rotineiras mais importantes e a sua realização deve ser feita de forma detalhadamente minuciosa. Por mais simples que pareça, é muito comum cometer pequenos erros na hora de fazer o fechamento do caixa. Por isso, é importante que o operador seja experiente e atencioso com todas as movimentações financeiras que ocorram durante o seu expediente.

Para evitar defasagens no fechamento do caixa é necessário que a empresa possua uma metodologia de trabalho e que o operador a siga de forma profissional, pois quando as falhas no registro de atividades financeiras não são sanadas a tempo podem ocorrer problemas maiores futuramente. No post abaixo, saiba como fazer o fechamento do caixa corretamente em cinco passos:

Qual a finalidade do fechamento do caixa?

O termo fechamento do caixa se refere ao término de movimentações financeiras e atividades realizadas dentro de um determinado período. Seja ele o final do expediente de um determinado funcionário ou de um dia de trabalho em uma empresa. A finalidade de se efetuar o fechamento do caixa de forma correta é organizar a movimentação de receita da empresa. Assim, facilitando as atividades financeiras (pagamentos e recebimentos, entrada e saída de dinheiro e troco) do próximo dia.

Para que o fechamento do caixa seja feito de forma eficaz e segura é de extrema importância que o funcionário responsável seja altamente qualificado para a função, além de ser muito atencioso e minucioso com cada operação realizada dentro de seu expediente.

Quais as vantagens de um fechamento de caixa correto?

• Mais precisão com a gestão financeira da empresa;
• Corte de despesas e desvios de verba;
• Melhor organização dos recursos financeiros do seu empreendimento;
• Facilidade em identificar se está ocorrendo alguma falha no controle financeiro;
• Otimização dos lucros através da eliminação de perdas desnecessárias;
• Aprimoramento e melhor capacitação dos funcionários responsáveis pela função;
• Possibilidade de gerar relatórios diários sobre a movimentação financeira do seu empreendimento.

Passo a passo para se efetuar um fechamento de caixa corretamente

1 - Determinar um profissional adequado

Determine o fechamento do caixa apenas para os funcionários que você tem a plena convicção que eles estejam capacitados o suficiente para assumir a posição. A função de abrir e fechar um caixa exige um alto nível de responsabilidade e competência do profissional. Dessa forma, evite encarregar novos funcionários sem que haja o acompanhamento de outro colaborador mais experiente.

2 - Abertura do caixa

Para um fechamento do caixa preciso é importante registrar de forma minuciosa todas as informações de como o caixa foi aberto no início do expediente. Um caixa precisa ser aberto com uma pequena e específica quantia de dinheiro destinada ao troco e às despesas que serão pagas no decorrer do dia, que ficará à disposição do funcionário responsável.

3 - Controle absoluto sobre todas as movimentações financeiras

A maioria das empresas possui algum software de controle financeiro para registrar todas as movimentações financeiras no decorrer do dia, onde é possível registrar as compras e vendas, trocas e devoluções, entre outras atividades cotidianas importantes. Portanto, é necessário que todas as movimentações financeiras sejam registradas, tais como:

• Quantia usada no momento da abertura do caixa;
• Recebimentos em espécie;
• Notas fiscais e comprovantes de vendas realizadas em cartões crédito;
• Notas fiscais e comprovantes de vendas realizadas em cartões de débito;
• Tickets e cupons (caso a sua empresa trabalhe com este método de recebimento);
• Cheques;
• Pagamentos de contas no decorrer do dia;
• Todo e qualquer tipo de despesa eventual.

4 - Conferências de valores e atividades

Para evitar problemas e confusão na hora de conferir as atividades financeiras ocorridas durante o expediente, é importante que o passo anterior seja realizado de forma bastante específica. Também é importante realizar sangrias no decorrer do dia por motivos de segurança e para identificar rapidamente qualquer possível falha como: troco errado, divergência no registro de atividades ou situações atípicas que ocorrem eventualmente. Portanto, é comum que o fechamento do caixa seja realizado não somente no final do dia, mas também durante as trocas de turnos de funcionários e nos momentos de sangria de caixa.

5 - Fechamento do caixa

Finalmente, fechar o caixa de sua empresa consiste em somar todas as entradas de receita (em dinheiro, cartões e cheques) e subtrair todas as despesas que possam ter ocorrido no decorrer do dia. O valor final deve corresponder a esta conta. Também não se esqueça de somar o valor registrado no momento da abertura do caixa.

E então? O que achou de nosso passo a passo sobre como fazer o fechamento do caixa de sua empresa corretamente? Compartilhe a sua opinião conosco!

Veja Também:

• Dicas de gestão para empreendedores
• Confira aqui um passo a passo para abrir uma empresa
• 6 aplicativos que podem ajudar na gestão da sua empresa