Saiba como gerenciar as contas a pagar da empresa

Para que uma empresa tenha uma boa saúde financeira é preciso que ela consiga gerar fluxos de caixa positivos, ou seja, que ela ganhe mais dinheiro do que gaste. Por isto, é muito importante que todos os setores de uma empresa dialoguem entre si com o mesmo objetivo.

No artigo de hoje, vamos falar sobre o gerenciamento das contas a pagar, que deve estar ligado à área de compras e aos fornecedores, justamente para evitar gastos desnecessários, que poderão acontecer por simples falta de controle das contas. Vamos lá?

Como manter a saúde da empresa?

Assim, para a manutenção da saúde da empresa, é preciso que exista uma gestão financeira eficiente e as contas a pagar são peças-chave neste processo. As contas a pagar são todos os compromissos assumidos pela a empresa com terceiros, sejam eles fornecedores, governo, instituições financeiras entre outros. Vamos ver juntos algumas dicas para que você se dê bem na gestão das contas a pagar.

• Para a organização física das contas a pagar, ou seja, dos boletos, notas, contratos e outros documentos de pagamento, podem ser usadas pastas suspensas. Cada uma destas pastas deverá conter o nome da conta que irá armazenar, sendo desejável um arquivo para as contas pagas e para as contas a pagar. Posteriormente, estas contas podem ser arquivadas por tipo (fornecedores, água, luz, telefone). Lembre-se, ainda, de observar os diferentes tempos de arquivamento de documentos, tais como IPTU, que deve ser guardado enquanto o imóvel em questão estiver ocupado; notas fiscais, que servem de garantia para os bens adquiridos, além de outros documentos.
• Outra dica importante é a da guarda eletrônica dos documentos. Isto auxiliará você não só com as contas a pagar, mas com a própria gestão da empresa. Você entenderá o volume e o tipo das contas e priorizará o pagamento de algumas delas. Também evitará multas e juros e, além disto, fornecerá dados para a elaboração do fluxo de caixa da empresa.
• Você também deve observar um aspecto muito importante na área de contas a pagar: a “segregação de funções”. Você sabe o que é isso? A “segregação de funções” está ligada à divisão de funções em relação às atividades desenvolvidas. Você pode separar a área de contas a pagar do setor de tesouraria, deixando um responsável pelas contas e outro pelo dinheiro como o objetivo de evitar problemas com desvios ou até mesmo falta de atenção. Divida também o trabalho com as contas a pagar da pessoa responsável pelos extratos bancários para que fiquem claras as atribuições de cada funcionário.
• Na sua área de contas a pagar, procure, se possível, fazer um controle dos pagamentos. Isto evita que sejam feitos pagamentos em duplicidade, pois, muitas vezes, são feitos pela Nota Fiscal e pelo boleto, o que gera confusão ou duplicidade, ou ainda, no caso de atrasos, multas e juros.
• Mantenha um bom controle entre a área de contas a pagar e a área de compras ou serviços. Faça um cruzamento de tudo que foi comprado e recebido e se os serviços contratados foram efetivamente prestados.
• Caso seja possível, outra dica importante é trabalhar com a dupla verificação, ou seja, a conferência dos cheques, boletos, notas e documentos a pagar por uma segunda pessoa. Isto evita erros, inconsistências, pagamentos em duplicidade ou desvios.
• Pense na possibilidade em utilizar uma plataforma online para gerenciamento de pagamentos. Elas podem ser ajustadas às necessidades da sua empresa, não custando muito caro e trazem muitos benefícios operacionais em longo prazo em decorrência da melhoria dos controles dos processos, que inclui o de contas a pagar.

Tipos de contas a pagar

Além destas dicas, é importante você lembrar que existem contas fixas e variáveis, ou seja, algumas irão existir todos os meses, independente da atividade empresarial. Aqui, entram contas como água e energia elétrica (que têm um consumo mínimo gerado todos os meses), salários e outros que podem até variar de valor, mas que irão existir mesmo sem atividade operacional.

Atente-se também para aquelas contas variáveis como fornecedores, que estão ligados à compra de matéria-prima, ou seja, só no caso de aquisições é que estes valores deverão compor as contas a pagar.

Compreender estes aspectos é importante para o controle do fluxo de caixa da empresa. Trabalhe com a Tecnologia da Informação a seu favor, registrando o controle das entradas e das saídas. Você poderá ainda incluir datas de vencimento e separar as contas por tipo ou por fornecedor. O importante é sempre manter a organização das contas a pagar.

O que achou do post? As contas a pagar da sua empresa estão organizadas? Entre em contato conosco ou deixe o seu comentário aqui!