Notas fiscais emitidas incorretamente: Como evitar?

A Arquivei Solução em consulta, download e armazenamento de documentos fiscais realizou uma pesquisa com aproximadamente 600 empresas dos mais variados tamanhos e segmentos. De acordo com o estudo, 63,3% das empresas recebem notas fiscais de entrada com algum tipo de erro. As falhas citadas têm relação com alíquotas de ICMS, PIS, COFINS e código CFOP.

Os dados mostram que 14,8% das empresas têm erros em notas fiscais diariamente, 33,5% pelo menos uma vez por semana, 40,9% sofrem com esse tipo de problema uma vez ao mês e um percentual menor do que 10,8% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por trimestre.

Identificar esses erros e corrigi-los pode ser um verdadeiro pesadelo, principalmente se os produtos e as notas fiscais foram emitidos há algum tempo. As empresas, no entanto, precisam estar atentas, pois neste ano de 2018 há várias mudanças no preenchimento e na emissão das notas fiscais. Esta medida afetará fabricantes, distribuidores, varejistas e atacadistas. Por isso, é fundamental uma atenção especial das empresas com essa questão.

Como esta é uma situação recorrente, no post de hoje, compartilharemos algumas dicas de procedimentos para evitar e resolver problemas com nota fiscal. Acompanhe!

Carta de correção

A carta de correção somente pode ser utilizada para retificar erros ocorridos na emissão do documento e que não estejam relacionadas com alteração em valores e dados cadastrais que impliquem em mudança de remetente, tomador, emitente ou destinatário, número e série na nota fiscal, além da data de emissão ou saída.

Essa carta, para ser corretamente aplicada quando a NF for eletrônica, deve obedecer ao layout estabelecido no Ato COTEPE 35/10, e precisa conter assinatura digital e ser transmitida pela internet.

Cancelamento do documento fiscal

Outro procedimento para sanar as irregularidades na nota fiscal é seu cancelamento. Esse procedimento apenas pode ser utilizado caso o fornecedor das mercadorias detecte o erro antes de ocorrer o fato gerador do ICMS, ou seja, antes da circulação da mercadoria.

Para os supermercadistas, por exemplo, é importante ressaltar que eles devem ter conhecimento deste procedimento para aplicá-lo nos documentos fiscais de emissão própria, tais como a Nota Fiscal Eletrônica e o Cupom Fiscal.

Importante ressaltar que para cancelar o cupom fiscal é necessário que conste a assinatura do operador do ECF e do supervisor do estabelecimento no verso do cupom e que isso seja feito imediatamente após a emissão.

Já, no caso da Nota Fiscal Eletrônica, esse cancelamento poderá ser executado mediante pedido de cancelamento de NF-e ou de inutilização de número de NF-e. O pedido de cancelamento deve ser transmitido à SEFAZ. Lembrando de que, não pode ser cancelado o documento fiscal em que já tenha ocorrido a circulação da mercadoria, devido à geração de ICMS.

Nota fiscal complementar

Nos casos em que o imposto destacado no documento for menor do que o devido, pode ser utilizada uma nota fiscal complementar. O documento complementar irá completar a menor diferença lançada no documento fiscal original.

No caso da emissão da Nota Fiscal Complementar em período de apuração posterior em relação ao documento original, deve o fornecedor, além de emitir a nota fiscal complementar, recolher o ICMS por meio de guia de recolhimentos especiais.

Estorno do crédito ou declaração de não utilização

Assim como há casos em que é necessário uma nota fiscal complementar devido ao valor ser menor, há outros em que o imposto é maior na nota fiscal. Nessa situação, deverá ser feito o estorno do imposto creditado ou, então, fazer uma declaração de não utilização deste valor maior.

Como evitar este tipo de situação?

Em muitos casos, o erro no documento fiscal é percebido ao receber a mercadoria, o que dificulta alterações.

Por isso, solicitar a nota fiscal por e-mail, antes que a mercadoria chegue pode ser uma saída para minimizar esse problema, pois, desta forma, é possível fazer a conferência dos produtos e da tributação e, se for necessário, haverá tempo hábil para o cancelamento da nota fiscal.

O auxílio de um contador ao longo desse processo também é recomendado para evitar qualquer erro, prejuízo ou retrabalho.

Você ficou com alguma dúvida sobre notas fiscais emitidas incorretamente? Deixe sua mensagem nos comentários! Até a próxima!

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