Como reduzir custos na sua empresa?

Em momentos de incerteza sobre a economia do país, é normal que a maioria das empresas reduzam a quantidade de vendas. O problema é que as vendas diminuem mas os custos fixos não acompanham esse declínio, acarretando em margens de lucro cada vez menores. Se o faturamento cai, a estrutura de custos deve ser enxugada, pois não se deve esperar a possibilidade de voltar a ser como era antes.

Permanecer sem atitude diante deste tipo de prejuízo pode se tornar um ciclo muito perigoso: mês após mês os custos irão aumentar e a empresa precisará retirar dinheiro de alguma fonte para financiar isso. O que pode pode aumentar a bola de neve devido às altas taxas de juros que podem surgir de dívidas ou empréstimos.

Geralmente apelamos para os bancos. Recursos de curto prazo, com taxas extremamente altas. Resumindo, injetar dinheiro em uma empresa que está gerando prejuízo é tentar secar o chão com um pano molhado.

Qual a importância da redução de custos?

O crescimento de uma empresa não depende apenas de quanto ela arrecada, mas também de quanto gasta. Mas para começar a economizar, não adianta apenas fazer cortes a esmo, sem planejamento. Antes de tudo, as seguintes perguntas devem ser feitas:

• Possuo conhecimento sobre os custos da minha empresa?
• Qual o impacto que a sua diminuição geraria sobre as atividades?
• Isso traria consequências negativas?
• Quais setores seriam afetados?

Por isso, o primeiro passo antes de reduzir gastos é compreender a fundo o seu negócio. Afinal, não adianta fazê-lo em atividades que não surtirão nenhum impacto ou modificar processos que resultem na queda da qualidade dos seus produtos ou serviços.

O que são custos, exatamente?

Primeiramente, vamos ao ponto que interessa: custos e despesas são duas coisas diferentes. Despesas são os gastos necessários para que a empresa funcione, como salários, marketing etc. Já os custos são relativos à entrega dos bens e produtos finais, como aquisição ou produção de mercadorias, mão-de-obra, matéria-prima, energia elétrica, água, manutenção de máquinas etc.

Os custos podem ser fixos, que são os que não dependem da quantidade produzida pela empresa e os que oscilam de acordo com a produção, como compra de matéria prima, combustível e desgaste de equipamentos.

Dicas para reduzir custos na empresa

Qualquer corte de gastos em uma empresa só pode acontecer depois de profunda análise dos processos onde se inserem. Ela permite a detecção de atrasos, desperdícios, dentre outros erros que possam comprometer o funcionamento. Então, é chegada a hora de aprender a cortar custos corretamente.

Faça uma análise dos custos atuais

Um dos primeiros passos é saber com o que a empresa gasta. Muitas acabam gastando mais do que devem justamente porque não realizam um controle adequado das contas. Dessa forma, é importante que todos os custos e despesas sejam registrados, desde a compra de material de papelaria até gastos em reuniões com clientes, como jantares de negócios. Não importa o valor, custos aparentemente pequenos ao fim dessa análise podem tornar-se bastante significativos.

Otimize os processos

A ineficiência é uma vilã sempre presente quando falamos de custos. Quanto mais eficiente for o trabalho, menos gastos serão direcionados à horas extras e energia elétrica, por exemplo. Vale lembrar que, muitas vezes, dá para fazer o mesmo trabalho com menos funcionários. Basta haver organização.

Por isso que é tão importante o uso da tecnologia. Alguns setores demandam diversas operações diárias, como registro de contas. Com o auxílio de um sistema, planilhas e softwares, todo o trabalho fica mais otimizado e dinâmico, além de organizar as informações para que sejam acessadas mais facilmente.

Renegocie os contratos com fornecedores

É importante analisar as compras realizadas e os serviços prestados pela empresa. Os fornecedores realmente são a melhor opção do mercado em questão de valores e prazos? A fidelidade a um fornecedor é algo que traz muitos benefícios para ambos os lados, mas é preciso estar atento às opções da concorrência. Uma troca de fornecedores pode ser a solução que você estava precisando, desde que o produto mantenha a qualidade.

Terceirização

A terceirização é um processo muito comum em empresas dos mais variados portes e nichos, uma alternativa para quem quer economizar com pessoal para reduzir custos fixos. Terceirizando uma parte da atividade da empresa, é possível ocupar um espaço menor e diminuir gastos com locação, por exemplo.

Evite grande fluxo de contratação e demissão de funcionários

Ambos os processos geram custos: treinamentos, adaptação e direitos trabalhistas. Por isso, contrate apenas se o cargo oferecido é realmente imprescindível no momento. Caso contrário, volte uma casa acima e opte pela terceirização. Para demissões, faça uma análise detalhada: defina se os custos envolvidos com a rescisão são vantajosos e considere o tempo que um funcionário novo vai levar para ser treinado, além de todo o processo de adaptação tanto para ele quanto para o resto da equipe.

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