Livro diário: qual sua função em uma empresa?

Para quem não está inserido no mundo da contabilidade, o termo pode remeter ao diário pessoal utilizado por muitas pessoas para guardar registros escritos de vida, experiências e coisas do tipo. Mas se você está aqui é porque tem interesse no assunto, e já tem uma ideia, ainda que não totalmente estruturada. E para isso, aqui vai um guia rápido sobre o que é, e qual a importância de um livro diário para a sua empresa.

Em um negócio, independente do seu porte ou tipo societário, todos os lançamentos contábeis e movimentações de valores que modifiquem sua situação patrimonial, devem ser escriturados diariamente em um livro, impresso ou digital, seguindo um padrão estabelecido pelas Normas Brasileiras de Contabilidade. Os registros devem ser feitos cronologicamente, de acordo com o idioma e a moeda vigente. O livro pode, então, ser manuscrito ou digitalizado, e sua periodicidade de preenchimento vai de acordo com o que a empresa preferir.

O livro diário precisa de algumas regras formalidades, desde sua abertura até o preenchimento, como por exemplo:

• Controle de dados: cada lançamento deve ter uma sequência, apresentar os valores respectivos, e conter as formalidades intrínsecas e extrínsecas;
• As intrínsecas garantem autenticidade de tudo que acontecer na empresa. Devem ser registradas cronológica e factualmente, com detalhes, sem rasuras, com uso de linguagem mercantil;
• Para garantir que o livro não seja adulterado, temos a sua formatação e corpo físico específico, que são as extrínsecas. Elas são a sua organização - capa dura, numeração de páginas, encadernamento, termos de abertura e encerramento, e autenticação pela Junta Comercial do estado.
• Termo de Abertura (finalidade, número de ordem, número de folhas, firma individual ou Nome da sociedade, local da sede, data do arquivamento, e CNPJ);
• Termo de Encerramento (finalidade, número de ordem, número de folhas e firma individual ou sociedade). Eles devem ser assinados por algum encarregado da empresa e um profissional contábil.
• O livro pode ser substituído por fichas, porém isso não exclui a empresa de seguir aos requisitos intrínsecos;
• Os totais débito e crédito deverão ser sempre iguais, sendo a conta débito lançada sempre antes da conta crédito. A isso dá-se o nome de Partidas Dobradas.

Estas formalidades devem ser respeitadas, caso contrário o livro diário será invalidado.

Já é hora de aderir ao livro diário digital?

Ambos os livros apresentam a mesma finalidade, mas não há como negar a maior comodidade que o formato digital oferece. Algumas empresas ainda preferem o livro manuscrito, mas deve-se levar em conta o espaço gasto com caixas e mais caixas de arquivos, o tempo levado para acessar alguma informação em um livro impresso, possibilidade de rasura durante o preenchimento, dentre outros exemplos que todo mundo que costuma trabalhar com esse tipo de material conhece. A tendência é que, em algum tempo, todos os livros-diário sejam substituídos pela versão digital.

Como submeter o livro diário digital?

Ele deve ser entregue em um formato padronizado exigido pela Receita Federal, a ECD Escrituração Contábil Digital), via SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), obrigatório para empresas enquadradas no regime do Lucro Real, Lucro Presumido e Terceiro Setor.

O arquivo do livro digital também deve conter assinatura pelo dirigente legal da empresa e pelo contabilista responsável - o SPED disponibiliza essa funcionalidade. O livro é encaminhado para a plataforma e autenticado, mediante a apresentação das informações necessárias para as Juntas Comerciais. A autenticação é fornecida ao titular da escrituração, e fica disponível para consulta online em um banco de dados. Dessa forma, qualquer um que tiver o arquivo pode visualizar, imprimir e verificar a escrituração contábil sem precisar solicitar o livro manuscrito sempre que precisar.

Vale lembrar que ainda temos os livros-razão e caixa, auxiliares ao livro diário, e que também devem ser preenchidos corretamente, de acordo com as ordens já citadas. Inicialmente, podem ser complicados de elaborar e até preencher, mas seu controle é imprescindível para o funcionamento de uma empresa.

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