Dicas para tornar as suas reuniões mais produtivas

As reuniões possuem grande relevância no ambiente de trabalho, pois nelas são tomadas as decisões mais importantes sobre o seu negócio. Porém, podem se tornar um verdadeiro pesadelo na rotina dos funcionários quando são mais frequentes que o necessário e apenas ocupam o tempo das pessoas envolvidas.

Alguns assuntos podem ser resolvidos por e-mails ou ligações. Desta forma, solicitar uma reunião sem um objetivo claro, desperdiça o tempo e interfere na produtividade de todos os participantes.

Para fazer uma reunião produtiva basta ter disciplina e atitude. Assim você colherá todos os benefícios e evitará o desgaste da sua equipe. Veja a seguir 5 dicas para tornar suas reuniões mais produtivas!

Faça uma preparação

Toda reunião produtiva exige preparação antecipada. É importante ter uma pauta definida, com questões específicas que precisam ser discutidas. Assim, também servirá para não permitir a perda do foco.

É importante estipular o tempo necessário para que o assunto definido seja discutido. Caso a reunião seja longa, poderá sair do foco; e caso seja curta, poderá não dar tempo de resolver.

Para uma reunião produtiva, também é necessário um local adequado e reservado. Caso precise de equipamentos de apoio como lousas ou um projetor, é necessário que seja organizado com antecedência. Assim não ocorrerá atrasos indevidos. e você deixa o ambiente mais receptivo e preparado.

Convoque apenas as pessoas necessárias

Para realizar uma reunião é preciso apenas da presença de quem pode contribuir com o assunto a ser discutido. O convite já deve conter todas as informações relevantes, a pauta e, caso seja utilizado, materiais de referência. Assim você garante que todos cheguem preparados e cientes do que será tratado.

Garantir que o tempo seja o suficiente para apresentar todos os pontos da pauta é importante, principalmente se houver um espaço para discussão e perguntas.

Conduza com preparação

Durante a reunião é importante que a pauta e a agenda programada, sejam seguidas. Assim, o tempo estipulado não será ultrapassado. Para que você se organize melhor, deixe à mostra para todos os temas que serão abordados e o tempo previsto para cada um.

O moderador da reunião, deve estar preparado para conduzir a discussão e chamar a atenção para que o assunto volte ao planejado, caso a conversa comece a se dissipar.

Uma boa dica é sempre fazer uma ata do que está sendo discutido durante a reunião. Com o surgimento de novos tópicos, é importante registrar para que tenha continuidade em uma outra reunião.

E caso seja decidido, na reunião, que alguma ação deve ser tomada, é importante já definir a pessoa responsável e um prazo para que seja realizado.

Discuta tudo de forma clara

É importante que a reunião sirva para esclarecer todas as dúvidas e tratar de assuntos que cercam sua empresa. Não saia com a sensação de que não serviu para nada ou seja, faça um breve resumo da pauta discutida, as sugestões recebidas e as ações determinadas para cada um.

Dessa forma, todos saem com uma visão clara dos resultados, além de mostrar que aquele tempo foi gasto com algo produtivo.

Após a reunião, encaminhe a ata que foi elaborada para cada um dos presentes ou interessados.

Observe os resultados

Você sabe que uma reunião é verdadeiramente produtiva quando gera resultados. Acompanhar as ações que foram listadas na ata, garante com que os frutos desse encontro sejam colhidos.

A reunião se torna improdutiva quando gera uma série de ideias, mas nenhuma ação é tomada em relação ao que foi discutido. É importante garantir sempre que a reunião seja bem preparada e tenha uma pauta específica. Porque, caso ela ocorra sem um propósito definido, tudo isso é perda de tempo. Além disso, a equipe fica desgastada e com receio de futuros encontros que podem ser improdutivos também. Uma reunião não gerar resultados se não tiver um objetivo claro desde o início.

Sendo uma ótima ferramenta para unir pontos de vista juntos e pensamentos, buscando uma resolução, uma reunião produtiva, agrega para todos da empresa. No entanto, escolher a interação correta e com planejamento, faz com que elas sempre sejam produtivas

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